AI-prompts voor tandartsen & tandartspraktijken
Kant-en-klare prompts voor al het schrijfwerk dat de dag van uw balie opslokt: oproepen, bevestigingen, behandel- en kostengesprekken, reacties op reviews, roosters en administratie. Kies een prompt, vul de plaatshouders tussen [haakjes] in en plak hem in uw AI-tool.
Zo gebruiken tandartspraktijken AI in de praktijk: de meeste winst zit niet in het klinische werk — die zit in het schrijven en het heen-en-weer rondom de stoel. AI schrijft het concept voor de oproep-sms, het bericht "uw begroting ligt klaar", de reactie op een review, de welkomstmail voor een nieuwe patiënt, de roosternotitie en de samenvatting van een behandelplan in gewone taal. Een teamlid plakt een prompt, vult de open plekken in, leest het resultaat, past het aan en verstuurt. U houdt de regie over elk woord; de AI haalt alleen het lege scherm weg.
Hieronder staan 25 concrete prompts die u vandaag kunt gebruiken, verdeeld over vijf gebieden. Kies er een, vul de [plaatshouders tussen haakjes] in en aan de slag.
Een woord over privacy: behandel elke prompt alsof een patiënt kan meelezen. Gebruik voornamen en algemene gegevens, geen volledige medische dossiers of identificerende gegevens, en houd u aan het beroepsgeheim van uw praktijk en aan de privacyregels die voor uw land gelden. De AI schrijft een concept; een mens leest het altijd na voordat er iets de deur uit gaat.
1 · Balie & telefoon
De berichten die uw baliemedewerkers keer op keer schrijven — bevestigingen, verzettingen, welkomstberichten voor nieuwe patiënten, de sms "we lopen uit".
1. Afspraakbevestiging (sms)
Schrijf een korte, vriendelijke sms die een tandartsafspraak bevestigt. Maximaal 320 tekens. Praktijk: [naam praktijk] Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Afspraak: [datum] om [tijd] bij [naam behandelaar] Neem op: een vriendelijke bevestigingszin, wat de patiënt vooraf moet meenemen of doen ([bijv. 5 minuten eerder aanwezig zijn / uw pasje meenemen]) en hoe de afspraak verzet kan worden ([telefoonnummer]). Toon: vriendelijk, niet stijf. Geen emoji's, tenzij het natuurlijk leest.
Voor de dagelijkse bevestigingen. Bewaar de uitkomst als sjabloon en wissel de volgende keer alleen naam en tijd om.
2. Welkomstmail voor een nieuwe patiënt
Schrijf een welkomstmail voor een nieuwe patiënt die zojuist een eerste afspraak heeft gemaakt bij [naam praktijk]. Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Eerste afspraak: [datum] om [tijd] Behandel kort: wat de patiënt kan verwachten bij een eerste bezoek, wat mee te nemen ([identiteitsbewijs, gegevens van de zorgverzekering, lijst met medicijnen]), waar te parkeren of hoe ons te vinden ([opmerking over de locatie]) en wie te bellen bij vragen ([telefoon]). Maximaal 180 woorden, warm en geruststellend voor iemand die misschien opziet tegen de tandarts.
Een goede eerste indruk beperkt no-shows. Geruststelling voor angstige patiënten is hier het hele punt.
3. Een afgezegde plek opnieuw vullen
Een patiënt wil de afspraak verzetten. Schrijf een vriendelijke sms met nieuwe tijden. Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Oorspronkelijk: [datum/tijd] Beschikbare alternatieven: [optie 1], [optie 2], [optie 3] Vraag om te antwoorden met de voorkeursoptie en stel gerust dat verzetten geen enkel probleem is. Maximaal 300 tekens.
Een vrijgekomen plek vult u sneller als antwoorden maar één tik kost.
4. "We lopen uit"-bericht
Schrijf een korte, eerlijke sms waarin u een patiënt laat weten dat we vandaag ongeveer [aantal] minuten uitlopen op de afspraak van [tijd]. Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Geef de keuze: toch op de oorspronkelijke tijd komen en even wachten, of [aantal] minuten later komen. Bied één keer hartelijk excuses aan, zonder overdreven te verontschuldigen.
Eerlijk zijn vóórdat het misgaat is beter dan een patiënt die zich in de wachtkamer afvraagt wat er aan de hand is.
5. Van telefonische vraag naar afspraak
Een mogelijke nieuwe patiënt belde met een vraag over [behandeling, bijv. tandenbleken / controle en mondhygiëne], maar maakte geen afspraak. Schrijf een korte opvolg-sms. Praktijk: [naam praktijk] Voornaam beller: [voornaam] Noem de behandeling waarnaar hij of zij vroeg, nodig uit om een afspraak te maken ([afspraaklink of telefoon]) en bied aan om vragen te beantwoorden. Warm, zonder druk, maximaal 300 tekens.
Vragen koelen snel af. Een berichtje op dezelfde dag redt er verrassend veel.
2 · Oproepen & reactivatie
Patiënten die te laat of al lang niet meer zijn geweest terug in de stoel krijgen — voor de meeste praktijken veruit de grootste bron van "gevonden" afspraken.
6. Oproep voor de halfjaarlijkse controle
Schrijf een vriendelijke oproep-sms voor een patiënt die toe is aan de periodieke controle en mondhygiëne. Praktijk: [naam praktijk] Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Laatste bezoek: [maand/jaar] Nodig uit om een afspraak te maken ([afspraaklink of telefoon]). Warm en zonder gezeur, maximaal 300 tekens. Breng het als goed zorgen voor het gebit, niet als een verplichting.
Het basisbericht voor de oproep. De toon is bepalend — behulpzaam, geen schuldgevoel.
7. Reactivatie van een weggebleven patiënt (12+ maanden)
Schrijf een warme sms aan een patiënt die we al ruim een jaar niet hebben gezien bij [naam praktijk]. Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Erken dat het een tijd geleden is (zonder verwijt), zeg dat we hem of haar graag weer zien, en maak het maken van een afspraak makkelijk ([afspraaklink of telefoon]). Vermeld eventueel dat een regelmatige controle kleine problemen vroeg opspoort. Maximaal 320 tekens.
Deze patiënten zijn meestal gewoon afgehaakt. Een "we zien u graag weer" zonder druk werkt.
8. Oproepmail met wat meer uitleg
Schrijf een oproepmail (geen sms) voor patiënten die te lang niet bij de mondhygiënist zijn geweest. Praktijk: [naam praktijk] Gebruik een aanhef met plaatshouder: "Beste [voornaam patiënt]," Leg kort uit waarom een regelmatige gebitsreiniging belangrijk is (in gewone taal, niet angstaanjagend), hoe een afspraak gemaakt kan worden ([afspraaklink / telefoon]) en wat de huidige openingsdagen zijn ([dagen/tijden]). Maximaal 160 woorden. Herbruikbaar voor de hele lijst met achterstallige oproepen.
Eén mail, herbruikbaar voor uw hele oproeplijst — u voegt alleen de naam samen.
9. Opvolging na een no-show
Een patiënt is niet op de afspraak verschenen en heeft niet afgezegd. Schrijf een vriendelijke sms zonder oordeel. Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Gemiste afspraak: [datum/tijd] Vraag of alles in orde is en nodig uit om een nieuwe afspraak te maken ([afspraaklink of telefoon]). Warm en begripvol — ga ervan uit dat het leven ertussen kwam, niet dat de patiënt slordig is. Maximaal 300 tekens.
Uitgaan van goede wil houdt de relatie heel én levert de nieuwe afspraak op.
10. Oproep voor een kindercontrole, gericht aan de ouder
Schrijf een oproep-sms aan een ouder over de tandartscontrole van zijn of haar kind. Praktijk: [naam praktijk] Voornaam ouder: [voornaam ouder] Voornaam kind: [voornaam kind] Herinner de ouder eraan dat de controle van [kind] weer aan de beurt is, houd het luchtig en vriendelijk en maak het maken van een afspraak simpel ([afspraaklink of telefoon]). Maximaal 300 tekens.
Ouders hebben veel aan hun hoofd. Een concreet, makkelijk berichtje over het kind zet ze in beweging.
3 · Behandel- & kostengesprekken
Klinische plannen en begrotingen omzetten in gewone taal die een patiënt echt begrijpt — de gesprekken die bepalen of een behandeling doorgaat.
11. Behandelplan in gewone taal
Herschrijf dit tandheelkundige behandelplan in gewone, geruststellende taal die een patiënt begrijpt. Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Plan (klinische aantekeningen): [plak de voorgestelde behandeling / de namen van de verrichtingen] Leg uit wat elke stap inhoudt, waarom die wordt aangeraden en wat de patiënt ongeveer kan verwachten — geen vakjargon, geen bangmakerij. Sluit af met een uitnodiging om vragen te stellen. Houd het helder en rustig. Verzin GEEN prijzen of klinische uitspraken die ik niet heb aangeleverd.
Patiënten zeggen ja tegen een behandeling die ze begrijpen. Dit maakt van aantekeningen iets dat ze thuis rustig kunnen nalezen.
12. Bericht "uw begroting ligt klaar"
Schrijf een kort, vriendelijk bericht waarin u een patiënt laat weten dat de begroting voor de behandeling klaar is. Praktijk: [naam praktijk] Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Behandeling: [naam behandeling] Zeg dat de begroting klaarligt om te bekijken of te bespreken, nodig uit om te vragen naar de betaalmogelijkheden ([bijv. betalingsregeling / vergoeding via de zorgverzekeraar] — noem alleen wat wij daadwerkelijk aanbieden) en geef de volgende stap ([bellen / antwoorden / een gesprek inplannen]). Warm, zonder druk. Maximaal 300 tekens.
Bezorgt de begroting zonder dat het als een verkooppraatje voelt.
13. Betaalmogelijkheden uitleggen
Help een patiënt de betaalmogelijkheden voor een behandeling te begrijpen, in gewone taal. Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Behandeling: [naam behandeling] Mogelijkheden die wij daadwerkelijk aanbieden: [lijst, bijv. in één keer betalen / gespreid betalen zonder rente / vergoeding via de zorgverzekeraar] Zet elke mogelijkheid eenvoudig en neutraal op een rij, zodat de patiënt kan kiezen wat past. Verzin geen mogelijkheden, bedragen of voorwaarden die ik niet heb genoemd. Geruststellende toon, zonder aandringen.
Vult alleen de mogelijkheden in die u zelf aanlevert — geen verzonnen bedragen of betaalvoorwaarden.
14. Nazorginstructies na een behandeling
Schrijf duidelijke nazorginstructies voor een patiënt na [verrichting, bijv. een extractie / een vulling / een wortelkanaalbehandeling]. Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Behandel in gewone taal: wat de komende 24 tot 48 uur normaal is, wat te doen ([bijv. zacht eten, X vermijden]), wat te vermijden, en wanneer ons te bellen ([telefoon]) als iets niet goed voelt. Baseer dit uitsluitend op de gangbare algemene richtlijnen voor deze verrichting — geef duidelijk aan dat de patiënt de specifieke instructies moet volgen die de behandelaar persoonlijk heeft gegeven.
Een geschreven versie die patiënten thuis kunnen herlezen, scheelt ongeruste telefoontjes.
15. Vriendelijk zetje bij een niet-ingeplande behandeling
Een patiënt was het ermee eens dat een behandeling nodig is, maar heeft nog geen afspraak gemaakt. Schrijf een zorgzame opvolg-sms. Praktijk: [naam praktijk] Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Besproken behandeling: [naam behandeling] Herinner de patiënt er vriendelijk aan, merk op dat er eerder bij zijn de zaken vaak eenvoudiger houdt, en maak het maken van een afspraak makkelijk ([afspraaklink of telefoon]). Zorgzaam, nooit drammerig of op angst gebaseerd. Maximaal 320 tekens.
Haalt geaccepteerde maar niet-ingeplande behandelingen binnen, zonder harde verkoop.
Merkt u dat u elke dag dezelfde drie berichten stuurt? Oproepen, bevestigingen en reviewverzoeken zijn de eerste die praktijken uiteindelijk automatiseren. Het gratis AI-playbook voor de tandartspraktijk laat stap voor stap zien hoe — 22 pagina's, zonder verplichtingen.
4 · Reviews & marketing
Tevreden patiënten om een review vragen, reageren op de reviews die binnenkomen, en die nieuwsbrief schrijven waar u nooit aan toekomt.
16. Reviewverzoek na een goed bezoek
Schrijf een korte, warme sms waarin u een tevreden patiënt vraagt een review achter te laten. Praktijk: [naam praktijk] Voornaam patiënt: [voornaam patiënt] Bedank de patiënt voor het bezoek, vraag of hij of zij kort een review wil achterlaten, en voeg de link toe ([reviewlink]). Maak het oprecht, niet zakelijk afgeraffeld. Maximaal 280 tekens.
Op het juiste moment verstuurd (net na een goed bezoek) bouwt dit ongemerkt uw online reputatie op.
17. Reageren op een positieve review
Schrijf een warme, persoonlijke reactie op deze positieve review van een patiënt. Praktijk: [naam praktijk] Tekst van de review: [plak de review] Bedank de patiënt bij de voornaam als die genoemd is, verwijs naar iets specifieks dat hij of zij noemde en houd het menselijk — geen standaard bedrijfstaal. 2 tot 3 zinnen.
Specifieke reacties laten zien dat de praktijk haar reviews echt leest.
18. Reageren op een kritische review
Schrijf een kalme, professionele openbare reactie op deze negatieve review, zonder ook maar iets prijs te geven over de patiënt of zijn gezondheid. Praktijk: [naam praktijk] Tekst van de review: [plak de review] Erken de ervaring, bied excuses aan waar dat gepast is, wees niet defensief en nodig uit om het gesprek in vertrouwen voort te zetten ([telefoon / e-mail]). Bevestig of noem in het openbaar geen enkel klinisch detail. 2 tot 4 zinnen.
De bescherming van het beroepsgeheim is hier cruciaal — bespreek de zorg van een patiënt nooit in het openbaar.
19. Maandelijkse patiëntennieuwsbrief
Schrijf een korte, vriendelijke maandelijkse nieuwsbrief per e-mail voor de patiënten van [naam praktijk]. Onderwerpen deze maand: [bijv. een seizoenstip voor de mondgezondheid, een nieuwe behandeling, nieuws over het team, gewijzigde openingstijden] Houd het echt nuttig (een concrete tip, geen opvulling), warm en maximaal 220 woorden. Sluit af met hoe een afspraak gemaakt kan worden ([afspraaklink / telefoon]). Verzin geen aanbiedingen, prijzen of uitspraken die ik niet heb aangeleverd.
Maakt van "we zouden eens een nieuwsbrief moeten sturen" een klusje van vijf minuten.
20. Social-mediabericht op basis van praktijknieuws
Schrijf een kort, vriendelijk bericht voor social media voor [naam praktijk]. Onderwerp: [bijv. een nieuwe tandarts verwelkomen / een nieuwe behandeling / een themaweek over mondgezondheid / openingstijden in de vakantie] Details: [de feiten die erin moeten] Warm en menselijk, 2 tot 4 zinnen, met een simpele oproep tot actie ([afspraak maken / bellen / stuur ons een bericht]). Stel 3 tot 5 relevante hashtags voor. Gebruik alleen de feiten die ik je geef.
Regelmatig posten zonder een marketingbureau op de loonlijst.
5 · Administratie & rooster
Het interne schrijfwerk — teamnotities, roosters, protocollen en de samenvattingen die een praktijk draaiende houden.
21. Roosternotitie voor volgende week
Zet deze personeelsgegevens om in een helder rooster-overzicht voor het team. Week van: [datum] Gegevens: [wie werkt welke dagen/diensten, verlof, dagen dat de praktijk dicht is] Maak een net dag-voor-dag-overzicht dat het team in één oogopslag kan lezen, signaleer gaten of dubbelingen die je opvallen, en houd de toon praktisch. Verzin geen diensten die ik niet heb genoemd.
Maakt van rommelige dienstnotities een schoon, scanbaar rooster — en vangt dubbelingen af.
22. Een teamoverleg samenvatten
Vat deze aantekeningen van het teamoverleg van de tandartspraktijk samen tot heldere notulen. Aantekeningen: [plak de ruwe aantekeningen] Lever op: een korte samenvatting, de belangrijkste besluiten en een actielijst met eigenaren en deadlines ([naam — taak — wanneer klaar]). Blijf feitelijk — voeg niets toe dat niet in de aantekeningen staat.
Van overlegnotities naar acties, in plaats van een document dat niemand teruglest.
23. Een eenvoudig praktijkprotocol schrijven
Schrijf een kort, helder intern protocol voor [naam praktijk] over [onderwerp, bijv. omgaan met afzeggingen en no-shows / aftekenen van de sterilisatiecheck / omgaan met klachten van patiënten]. Baseer het uitsluitend op de punten die ik je geef: [uw punten] Houd het simpel, praktisch en makkelijk te volgen voor medewerkers. Geef aan waar een manager nog specifieke details moet invullen. Verzin geen wettelijke of beroepsmatige eisen — markeer alles wat tegen de lokale regels moet worden gecontroleerd.
Een eerste versie die u zelf aanscherpt — met een expliciete "verzin geen regelgeving"-rem.
24. Overdracht tussen diensten
Zet deze aantekeningen van het einde van de dag om in een heldere overdracht voor de volgende dienst/dag bij [naam praktijk]. Aantekeningen: [plakken — bijv. patiënten die opvolging nodig hebben, werkstukken die terugkomen van het tandtechnisch lab, voorraad die besteld moet worden, alles wat nog openstaat] Lever een korte overdrachtslijst op volgorde van belang, zodat er niets tussen wal en schip valt. Neem alleen op wat in de aantekeningen staat.
Minder gemiste opvolging en vergeten labwerk tussen de diensten door.
25. Reageren op een mail van een leverancier of tandtechnisch lab
Schrijf een professionele reactie op deze e-mail van een [leverancier / tandtechnisch lab]. Hun e-mail: [plakken] Wat ik wil zeggen: [uw punten — bijv. de bestelling bevestigen, navragen wanneer geleverd wordt, om een herstelwerkstuk vragen] Helder en beleefd, kom snel ter zake en houd het kort. Neem alleen op waar ik om vraag.
Ruimt de administratieve inbox sneller op, zonder kortaf te klinken.
Dat waren 25 prompts over vijf gebieden. De truc zit niet in de prompts zelf — die zit erin dat u ze paraat hebt op het moment dat u ze nodig hebt, en dat iemand de terugkerende berichten (oproepen, bevestigingen, reviewverzoeken) vanzelf laat lopen.
Wilt u dit echt ingericht en draaiend hebben — niet alleen prompts?
Kopiëren en plakken is een prima begin. De grotere winst is een AI die uw patiënten, uw agenda en uw behandelplannen al kent — zodat de oproep uitgaat, de begroting wordt opgevolgd en het reviewverzoek aankomt, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
Dat is The Everything: een AI die is aangesloten op de e-mail, agenda en bestanden van uw praktijk, ingericht op de manier waarop uw praktijk werkt — die de telefoontjes beantwoordt die u misloopt, achter niet-ingeplande behandelingen aan gaat en de gaten in de agenda vult. Begin met het gratis playbook dat het hele systeem laat zien.
Haal het gratis playbook → Begin bij de basis
SG1 Consulting richt dit in en automatiseert het met The Everything — het AI-product dat achter de schermen het werk doet.