KI-Prompts für Zahnärztinnen, Zahnärzte & Zahnarztpraxen
Sofort einsetzbare Prompts für all das Schreiben, das Ihrem Empfang den Tag frisst: Recall-Erinnerungen, Terminbestätigungen, Behandlungs- und Kostengespräche, Antworten auf Bewertungen, Dienstpläne und Verwaltung. Prompt kopieren, die Platzhalter in [eckigen Klammern] ersetzen, in Ihr KI-Tool einfügen.
So nutzen Zahnarztpraxen KI im Alltag: Der größte Nutzen liegt nicht in der Behandlung, sondern rundherum — im Schreiben und in der Kommunikation um den Behandlungsstuhl. Die KI entwirft die Recall-Nachricht, die Info „Ihr Kostenplan liegt bereit“, die Antwort auf eine Bewertung, die Willkommens-E-Mail für Neupatienten, die Dienstplan-Notiz und die verständliche Zusammenfassung eines Behandlungsplans. Jemand aus dem Team fügt einen Prompt ein, füllt die Klammern aus, liest das Ergebnis, passt es an und verschickt es. Sie behalten die Kontrolle über jedes Wort; die KI nimmt Ihnen nur das leere Blatt ab.
Unten finden Sie 25 erprobte Prompts, die Sie heute noch einsetzen können — sortiert nach fünf Bereichen. Prompt kopieren, [Platzhalter in Klammern] ersetzen, los geht’s.
Ein Hinweis zum Datenschutz: Behandeln Sie jeden Prompt so, als könnte ihn die Patientin oder der Patient mitlesen. Verwenden Sie Vornamen und allgemeine Angaben — keine vollständigen Anamnesen, Diagnosen oder identifizierenden Daten. Halten Sie sich an die Schweigepflicht Ihrer Praxis und an die Datenschutzvorgaben, die für Sie gelten. Die KI entwirft; ein Mensch prüft, bevor etwas rausgeht.
1 · Empfang & Telefon
Die Nachrichten, die Ihr Empfangsteam immer und immer wieder tippt — Bestätigungen, Terminverschiebungen, Begrüßung neuer Patienten, die „Wir sind heute etwas später dran“-SMS.
1. Terminbestätigung (SMS)
Schreibe eine kurze, freundliche SMS zur Bestätigung eines Zahnarzttermins. Unter 320 Zeichen. Praxis: [Praxisname] Vorname des Patienten: [Vorname] Termin: [Datum] um [Uhrzeit] bei [Name der Behandlerin/des Behandlers] Enthalten soll die SMS: eine freundliche Bestätigung, was vorab mitzubringen oder zu tun ist ([z. B. 5 Minuten früher da sein / Versichertenkarte mitbringen]) und wie man den Termin verschieben kann ([Telefonnummer]). Ton: freundlich und natürlich, nicht steif. Keine Emojis, außer es wirkt wirklich passend. Sprich die Person mit Sie an.
Für die täglichen Bestätigungen. Speichern Sie das Ergebnis als Vorlage — beim nächsten Mal tauschen Sie nur Name und Uhrzeit.
2. Willkommens-E-Mail für neue Patienten
Entwirf eine Willkommens-E-Mail für eine neue Patientin oder einen neuen Patienten, die/der gerade den ersten Termin in der Praxis [Praxisname] gebucht hat. Vorname: [Vorname] Erster Termin: [Datum] um [Uhrzeit] Kurz abdecken: was beim ersten Termin passiert, was mitzubringen ist ([Ausweis, Karte der Kasse/Versicherung, Liste der Medikamente]), wie man uns findet und wo man parken kann ([Hinweis zur Anfahrt]) und wen man bei Fragen anruft ([Telefon]). Maximal 180 Wörter, herzlich und beruhigend – die Person hat vielleicht Angst vorm Zahnarzt. Sie-Form.
Ein guter erster Eindruck senkt die Zahl der Terminausfälle. Es geht hier vor allem darum, ängstliche Patienten zu beruhigen.
3. Einen abgesagten Termin neu vergeben
Eine Patientin oder ein Patient muss den Termin verschieben. Schreibe eine freundliche SMS mit neuen Terminvorschlägen. Vorname: [Vorname] Ursprünglicher Termin: [Datum/Uhrzeit] Alternativen: [Option 1], [Option 2], [Option 3] Bitte um eine kurze Antwort mit der bevorzugten Option und mach deutlich, dass das Verschieben überhaupt kein Problem ist. Unter 300 Zeichen, Sie-Form.
Eine frei gewordene Lücke füllt sich schneller, wenn die Antwort nur ein Tippen entfernt ist.
4. „Wir sind heute etwas später dran“
Schreibe eine kurze, ehrliche SMS: Wir liegen heute etwa [Zahl] Minuten hinter dem Zeitplan für den Termin um [Uhrzeit]. Vorname: [Vorname] Biete beide Möglichkeiten an: zur ursprünglichen Zeit kommen und kurz warten – oder den Termin um [Zahl] Minuten nach hinten schieben. Entschuldige dich einmal, aufrichtig, aber ohne dich zu zerknirschen. Sie-Form.
Ehrlich und früh informieren ist besser, als jemanden ratlos im Wartezimmer sitzen zu lassen.
5. Aus einer Telefonanfrage einen Termin machen
Eine Interessentin oder ein Interessent hat wegen [Leistung, z. B. Bleaching / Kontrolle und professionelle Zahnreinigung] angerufen, aber keinen Termin gebucht. Schreibe eine kurze Nachfass-SMS. Praxis: [Praxisname] Vorname der anrufenden Person: [Vorname] Nimm Bezug auf die angefragte Leistung, lade zur Terminbuchung ein ([Buchungslink oder Telefonnummer]) und biete an, offene Fragen zu beantworten. Freundlich, ohne Druck, unter 300 Zeichen, Sie-Form.
Anfragen kühlen schnell ab. Eine Nachricht noch am selben Tag rettet erstaunlich viele davon.
2 · Recall & Reaktivierung
Überfällige und abgewanderte Patienten zurück auf den Stuhl holen — für die meisten Praxen die größte Quelle „gefundener“ Termine.
6. Recall-Erinnerung nach 6 Monaten
Schreibe eine freundliche Recall-SMS für eine Patientin oder einen Patienten, die/der zur Kontrolle und professionellen Zahnreinigung fällig ist. Praxis: [Praxisname] Vorname: [Vorname] Letzter Besuch: [Monat/Jahr] Lade zur Terminbuchung ein ([Buchungslink oder Telefonnummer]). Warm und ohne Nörgeln, unter 300 Zeichen. Formuliere es als Fürsorge für die Zähne, nicht als lästige Pflicht. Sie-Form.
Die Kern-Recall-Nachricht. Der Ton entscheidet — hilfsbereit, nicht mit erhobenem Zeigefinger.
7. Reaktivierung nach über 12 Monaten
Schreibe eine herzliche SMS an eine Person, die wir seit über einem Jahr nicht mehr in der Praxis [Praxisname] gesehen haben. Vorname: [Vorname] Sprich offen an, dass es eine Weile her ist (ohne schlechtes Gewissen zu machen), sag, dass wir uns freuen würden, sie wiederzusehen, und mach die Buchung leicht ([Buchungslink oder Telefonnummer]). Optional: ein Hinweis, dass regelmäßige Kontrollen kleine Probleme früh erkennen. Unter 320 Zeichen, Sie-Form.
Diese Patienten sind meist einfach abgedriftet. Ein druckloses „Wir würden uns freuen, Sie wiederzusehen“ wirkt.
8. Recall-E-Mail mit etwas mehr Inhalt
Entwirf eine Recall-E-Mail (keine SMS) für Patientinnen und Patienten, deren Prophylaxe überfällig ist. Praxis: [Praxisname] Verwende als Anrede den Platzhalter: „Guten Tag [Vorname/Nachname],“ Erkläre kurz und in einfacher, nicht beängstigender Sprache, warum regelmäßige Prophylaxe wichtig ist, wie man einen Termin bekommt ([Buchungslink / Telefonnummer]) und wann wir geöffnet haben ([Tage/Zeiten]). Maximal 160 Wörter. Sie-Form, wiederverwendbar für die gesamte Liste überfälliger Patienten.
Eine E-Mail für Ihre ganze Recall-Liste — Sie führen nur noch den Namen zusammen.
9. Nachfassen nach einem nicht abgesagten Termin
Eine Patientin oder ein Patient ist nicht zum Termin erschienen, ohne abzusagen. Schreibe eine freundliche SMS ohne jeden Vorwurf. Vorname: [Vorname] Versäumter Termin: [Datum/Uhrzeit] Frag kurz nach, ob alles in Ordnung ist, und lade zu einem neuen Termin ein ([Buchungslink oder Telefonnummer]). Verständnisvoll — geh davon aus, dass etwas dazwischenkam, nicht dass die Person nachlässig war. Unter 300 Zeichen, Sie-Form.
Wer Gutes unterstellt, erhält die Beziehung — und bekommt den neuen Termin.
10. Kinder-Recall an ein Elternteil
Schreibe eine Recall-SMS an ein Elternteil wegen der zahnärztlichen Kontrolle des Kindes. Praxis: [Praxisname] Vorname des Elternteils: [Vorname] Vorname des Kindes: [Vorname des Kindes] Erinnere daran, dass die Kontrolle von [Kind] fällig ist, halte es leicht und freundlich und mach die Terminbuchung einfach ([Buchungslink oder Telefonnummer]). Unter 300 Zeichen, Sie-Form.
Eltern jonglieren mit vielem. Eine konkrete, einfache Erinnerung für das Kind führt zur Handlung.
3 · Behandlungs- & Kostengespräche
Behandlungspläne und Kostenpläne in eine Sprache übersetzen, die Patienten wirklich verstehen — das sind die Gespräche, die entscheiden, ob eine Behandlung stattfindet.
11. Behandlungsplan in verständlicher Sprache
Formuliere diesen zahnärztlichen Behandlungsplan so um, dass eine Patientin oder ein Patient ihn versteht: klar, ruhig, beruhigend. Vorname: [Vorname] Plan (fachliche Notizen): [geplante Behandlung / Bezeichnungen der Maßnahmen einfügen] Erkläre, was jeder Schritt bedeutet, warum er empfohlen wird und was ungefähr zu erwarten ist – ohne Fachjargon, ohne Angstmacherei. Schließe mit einer Einladung, Fragen zu stellen. Erfinde KEINE Preise, Zahlen oder fachlichen Aussagen, die ich dir nicht gegeben habe. Sie-Form.
Patienten stimmen Behandlungen zu, die sie verstehen. Das macht aus Fachnotizen etwas, das man zu Hause in Ruhe lesen kann.
12. „Ihr Kostenplan liegt bereit“
Schreibe eine kurze, freundliche Nachricht: Der Heil- und Kostenplan liegt bereit. Praxis: [Praxisname] Vorname: [Vorname] Behandlung: [Bezeichnung der Behandlung] Sag, dass der Plan zur Ansicht und Besprechung bereitliegt, lade dazu ein, Fragen zu den Zahlungsmöglichkeiten zu stellen ([z. B. Ratenzahlung / Erstattung durch Kasse oder Versicherung] – erwähne nur, was wir tatsächlich anbieten), und nenne den nächsten Schritt ([anrufen / antworten / Gesprächstermin buchen]). Herzlich, ohne Druck. Unter 300 Zeichen, Sie-Form.
Überbringt den Kostenplan, ohne dass es sich wie ein Verkaufsgespräch anfühlt.
13. Zahlungsmöglichkeiten erklären
Hilf einer Patientin oder einem Patienten, die Zahlungsmöglichkeiten für eine Behandlung zu verstehen – in einfacher Sprache. Vorname: [Vorname] Behandlung: [Bezeichnung der Behandlung] Möglichkeiten, die wir tatsächlich anbieten: [Liste, z. B. Zahlung auf einmal / Ratenzahlung / Erstattungsanteil der Kasse oder Versicherung] Stelle jede Möglichkeit einfach und neutral dar, damit die Person selbst wählen kann, was zu ihr passt. Erfinde keine Optionen, Beträge oder Konditionen, die ich nicht genannt habe. Beruhigender Ton, kein Drängen. Sie-Form.
Füllt nur die Optionen aus, die Sie vorgeben — keine erfundenen Beträge oder Finanzierungsbedingungen.
14. Verhaltenshinweise nach der Behandlung
Schreibe klare Hinweise für die Zeit nach [Eingriff, z. B. einer Extraktion / einer Füllung / einer Wurzelkanalbehandlung]. Vorname: [Vorname] Decke in einfacher Sprache ab: was in den nächsten 24–48 Stunden normal ist, was zu tun ist ([z. B. weiche Kost, X vermeiden]), was zu vermeiden ist und wann man uns anrufen sollte ([Telefon]), falls etwas nicht stimmt. Stütze dich ausschließlich auf allgemein übliche Hinweise zu diesem Eingriff – und weise deutlich darauf hin, dass die individuellen Anweisungen der Behandlerin oder des Behandlers aus dem persönlichen Gespräch immer Vorrang haben. Sie-Form.
Eine schriftliche Fassung, die Patienten zu Hause nochmal lesen können, reduziert besorgte Anrufe.
15. Sanfte Erinnerung an eine nicht terminierte Behandlung
Eine Patientin oder ein Patient hat einer nötigen Behandlung zugestimmt, aber keinen Termin gemacht. Schreibe eine fürsorgliche Nachfass-SMS. Praxis: [Praxisname] Vorname: [Vorname] Besprochene Behandlung: [Bezeichnung der Behandlung] Erinnere behutsam daran, weise darauf hin, dass frühes Handeln die Sache oft einfacher hält, und mach die Terminbuchung leicht ([Buchungslink oder Telefonnummer]). Fürsorglich, nie drängend, nie mit Angst arbeiten. Unter 320 Zeichen, Sie-Form.
Holt zugesagte, aber nicht terminierte Behandlungen zurück — ohne harten Verkauf.
Merken Sie, dass Sie jeden Tag dieselben drei Nachrichten verschicken? Recalls, Terminbestätigungen und Bewertungsanfragen sind das, was Praxen zuerst automatisieren. Das kostenlose KI-Playbook für Zahnarztpraxen zeigt genau, wie — 22 Seiten, unverbindlich.
4 · Bewertungen & Marketing
Zufriedene Patienten um eine Bewertung bitten, auf eingehende Bewertungen antworten — und endlich den Newsletter schreiben, zu dem Sie nie kommen.
16. Bewertungsanfrage nach einem guten Termin
Schreibe eine kurze, herzliche SMS, die eine zufriedene Patientin oder einen zufriedenen Patienten um eine Bewertung bittet. Praxis: [Praxisname] Vorname: [Vorname] Bedanke dich für den Besuch, frag, ob die Person kurz eine Bewertung schreiben würde, und füge den Link ein ([Bewertungslink]). Ehrlich und persönlich, nicht wie eine Massenmail. Unter 280 Zeichen, Sie-Form.
Im richtigen Moment verschickt (direkt nach einem guten Termin) baut das ganz nebenbei Ihren Online-Ruf auf.
17. Antwort auf eine positive Bewertung
Schreibe eine herzliche, persönliche Antwort auf diese positive Patientenbewertung. Praxis: [Praxisname] Bewertungstext: [Bewertung einfügen] Bedanke dich mit dem Vornamen, falls er genannt ist, geh auf etwas Konkretes aus der Bewertung ein und bleib menschlich – kein Konzern-Baustein. 2–3 Sätze, Sie-Form.
Konkrete Antworten zeigen: In dieser Praxis liest wirklich jemand die Bewertungen.
18. Antwort auf eine kritische Bewertung
Schreibe eine ruhige, professionelle öffentliche Antwort auf diese negative Bewertung – ohne irgendwelche privaten oder gesundheitsbezogenen Angaben zur Person preiszugeben. Praxis: [Praxisname] Bewertungstext: [Bewertung einfügen] Nimm die Erfahrung ernst, entschuldige dich, wo es angebracht ist, geh nicht in die Verteidigung und lade dazu ein, das Gespräch persönlich fortzusetzen ([Telefon / E-Mail]). Bestätige oder erwähne öffentlich KEINE Behandlungsdetails – auch nicht indirekt. 2–4 Sätze, Sie-Form.
Der Schutz der Schweigepflicht ist hier entscheidend — über die Behandlung einer Person wird nie öffentlich gesprochen.
19. Monatlicher Patienten-Newsletter
Entwirf einen kurzen, freundlichen monatlichen E-Mail-Newsletter für die Patientinnen und Patienten der Praxis [Praxisname]. Themen diesen Monat: [z. B. ein saisonaler Tipp zur Mundgesundheit, eine neue Leistung, eine Neuigkeit aus dem Team, geänderte Öffnungszeiten] Halte ihn wirklich nützlich (ein echter Tipp, kein Füllmaterial), warm im Ton und unter 220 Wörtern. Schließe mit dem Weg zur Terminbuchung ([Buchungslink / Telefonnummer]). Erfinde keine Angebote, Preise oder Aussagen, die ich dir nicht gegeben habe. Sie-Form.
Macht aus „Wir sollten mal einen Newsletter schicken“ eine Aufgabe von fünf Minuten.
20. Social-Media-Post aus einer Praxis-Neuigkeit
Schreibe einen kurzen, freundlichen Social-Media-Post für die Praxis [Praxisname]. Thema: [z. B. eine neue Zahnärztin im Team / eine neue Leistung / eine Aktionswoche zur Mundgesundheit / Öffnungszeiten an Feiertagen] Fakten: [die Angaben, die enthalten sein sollen] Warm und menschlich, 2–4 Sätze, mit einem einfachen Handlungsaufruf ([Termin buchen / anrufen / schreiben Sie uns]). Schlage 3–5 passende Hashtags vor. Verwende ausschließlich die Fakten, die ich dir gegeben habe.
Regelmäßig posten — ohne Marketingagentur auf Honorarbasis.
5 · Verwaltung & Dienstplan
Das interne Schreiben — Team-Notizen, Dienstpläne, Praxisregeln und die Zusammenfassungen, die den Laden am Laufen halten.
21. Dienstplan-Notiz für die kommende Woche
Mach aus diesen Angaben zur Personalplanung eine klare Dienstplan-Übersicht für das Team. Woche ab: [Datum] Angaben: [wer arbeitet an welchen Tagen/in welchen Schichten, Urlaub, Schließtage der Praxis] Erstelle eine saubere Tag-für-Tag-Übersicht, die man auf einen Blick erfassen kann, weise auf Lücken oder Überschneidungen hin, die dir auffallen, und bleib sachlich. Erfinde keine Schichten, die ich nicht genannt habe.
Macht aus unsortierten Schichtnotizen einen sauberen, überfliegbaren Plan — und findet Überschneidungen.
22. Teambesprechung zusammenfassen
Fasse diese Notizen aus der Teambesprechung der Zahnarztpraxis zu einem klaren Protokoll zusammen. Notizen: [Rohnotizen einfügen] Ergebnis: eine kurze Zusammenfassung, die wichtigsten Entscheidungen und eine Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Fristen ([Name – Aufgabe – bis wann]). Bleib streng bei den Fakten – ergänze nichts, was nicht in den Notizen steht.
Aus Besprechungsnotizen werden Aufgaben statt eines Dokuments, das niemand wieder öffnet.
23. Eine einfache Praxisregelung schreiben
Entwirf eine kurze, klare interne Regelung für die Praxis [Praxisname] zum Thema [z. B. Umgang mit Absagen und Nichterscheinen / Freigabe der Sterilisations-Checkliste / Umgang mit Beschwerden]. Stütze dich ausschließlich auf diese Punkte: [Ihre Punkte] Halte es einfach, praktisch und für das Team leicht umsetzbar. Markiere die Stellen, an denen die Praxisleitung Details ergänzen muss. Erfinde keine rechtlichen oder regulatorischen Anforderungen – kennzeichne alles, was gegen die geltenden Vorgaben geprüft werden sollte.
Ein Entwurf zum Verfeinern — mit ausdrücklichem „Erfinde keine Vorschriften“-Schutz.
24. Übergabe zwischen den Schichten
Mach aus diesen Notizen vom Tagesende eine klare Übergabe für die nächste Schicht bzw. den nächsten Tag in der Praxis [Praxisname]. Notizen: [einfügen – z. B. Patienten, bei denen nachzufassen ist, erwartete Laborarbeiten, nachzubestellendes Material, offene Punkte] Gib eine kurze, nach Dringlichkeit sortierte Übergabeliste aus, damit nichts untergeht. Verwende ausschließlich das, was in den Notizen steht.
Weniger vergessene Rückrufe und liegen gebliebene Laborfälle zwischen den Schichten.
25. Antwort an einen Lieferanten oder das Dentallabor
Entwirf eine professionelle Antwort auf diese E-Mail von [Lieferant / Dentallabor]. Deren E-Mail: [einfügen] Was ich sagen möchte: [Ihre Punkte – z. B. Bestellung bestätigen, Liefertermin nachfragen, Neuanfertigung anfordern] Klar und höflich, direkt auf den Punkt, kurz halten. Nimm nur auf, worum ich gebeten habe.
Räumt den Verwaltungs-Posteingang schneller ab, ohne schroff zu klingen.
Das waren 25 Prompts aus fünf Bereichen. Der Trick sind nicht die Prompts selbst — sondern sie genau dann parat zu haben, wenn Sie sie brauchen. Und jemanden zu haben, der die wiederkehrenden (Recalls, Bestätigungen, Bewertungsanfragen) so einrichtet, dass sie von allein laufen.
Sie wollen das wirklich eingerichtet haben — nicht nur Prompts?
Kopieren und Einfügen ist ein guter Anfang. Der größere Gewinn ist eine KI, die Ihre Patienten, Ihr Terminbuch und Ihre Behandlungspläne bereits kennt — damit der Recall rausgeht, beim Kostenplan nachgefasst wird und die Bewertungsanfrage ankommt, ohne dass jemand daran denken muss.
Genau das ist The Everything: eine KI, die mit E-Mail, Kalender und Dateien Ihrer Praxis verbunden ist und auf Ihre Arbeitsweise eingerichtet wird — sie nimmt die Anrufe an, die sonst verloren gehen, fasst bei nicht terminierten Behandlungen nach und füllt die Lücken im Terminbuch. Steigen Sie mit dem kostenlosen Playbook ein, das das ganze System zeigt.
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SG1 Consulting richtet das ein und automatisiert es mit The Everything — dem KI-Produkt, das im Hintergrund die Arbeit macht.